Veröffentlichungstermin bei uns war der Januar 2018. Alle folgenden Termine stehen in Relation dazu.

2 Jahre vor Veröffentlichung

Wir haben mit unseren ersten Überlegungen im Festausschuss, erst einmal ganz ohne Zeitdruck, ca. zwei Jahre vor Veröffentlichung begonnen.

Bei uns begann es mit der Durchsicht vorhandener Beispielfestschriften, dem Sammeln von Unterlagen und Bildern, sowie dem Zusammentragen von Anregungen bzw. Wünschen.

Egal wann Ihr mit dem Projekt Festschrift startet, es lohnt sich so früh wie möglich alle verfügbaren historischen Photos, Textquellen und Geschichten intern und extern zu sammeln. Speziell beim Thema Geschichte hängt der spätere Umfang und die Qualität alleine vom verfügbaren Material ab. 

1 Jahr vorher

Ca. ein Jahr vorher verdichtete sich die Organisation innerhalb des Festausschuss-Teams. Die Personen, die sich primär um die Festschrift innerhalb des Ausschusses kümmern sollten, begannen mit den Planungen.

9 Monate vorher

Die Planungen wurden dann im März so richtig konkret. Speziell die Themen Inhalt, Werbung und Buchformat haben wir dabei bereits tiefer diskutiert. Im Bezug auf das Buchformat waren die Parameter Umfang, Qualität und Anzahl wichtig, da damit Druckereien und Preise ermittelt werden konnten. Ebenfalls mit einem Dreiviertel-Jahr Vorlauf haben wir uns an die Verfasser von Vor-/Grußworten gewandt.

Da wir alles selbst gemacht haben, waren wir nicht so abhängig von Dritten. Solltet Ihr Externe mit dem Layouten beauftragen, so hängen die Zeiten natürlich auch von deren Verfügbarkeiten und Bearbeitungszeiten ab. Dazu später mehr im jeweiligen Kapitel. 

Noch ein halbes Jahr

Ca. sechs Monate vor Veröffentlichung ging dann bei uns erst die richtig intensive Arbeit los. Das Layoutgrundgerüst war fast final und durfte nur noch in Details geändert werden. Der Umfang der einzelnen Kapitel stand ebenfalls fest und die ersten Texte waren sogar schon fast fertig.

Aufgrund des Fortschritts beim Layout hatten wir nun konkrete Vorstellungen für die Form der Werbeanzeigen, mit denen wir an die Werbepartner gehen konnten. Dieses Thema erwies sich zeitintensiver als gedacht. Die Lieferzeiten der Werbepartner vor Ort stellten sich zum Schluss fast als „Showstopper“ heraus. Gerade kleine und mittelständische Betriebe haben keine eigene Marketingabteilung, die zeitnah Daten in passendem Format liefern kann. Aber auch große Kunden hatten nicht gleich das passende Format bereit. Die Überarbeitung hatte dort nicht die Priorität, wie sie es vielleicht bei gezielten und teuren Anzeigen in der Presse hat.

Hier solltet Ihr wirklich früh und mit Nachdruck beginnen um den Zeitplan halten zu können. 

Im gleichen Zeitraum sollten, wie bei uns, die Partnerwehren angeschrieben werden, mit der Bitte um Daten/Texte/Bilder, sofern diese einen Platz bekommen. Hier hilft ein einfaches Formular zum Ausfüllen durch die Wehren. Darin können Standardangaben (z.B. Mannschaftsstärke, Fahrzeuge…) vordefiniert werden, um diese nachher einheitlich darstellen zu können.

Innerhalb dieser letzten sechs Monate hängen die weiteren Termine sehr stark mit den Laufzeiten und Abgabeterminen von Layouter und Druckerei zusammen. Wichtig ist, diese und abhängige Termine zu überwachen und rechtzeitig bei Abweichungen zu reagieren.

^{Autor: Andreas Berger}